ДСА визначила особливості роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, в місцевих та апеляційних судах

Державна судова адміністрація внесла зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом від 20 серпня 2019 року № 814.

Відповідний наказ від 25 липня 2022 року № 254 набрав чинності з дня його видання.

Зокрема, визначено, що порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, регулюється спеціальним законодавством у цій сфері, з урахуванням особливостей, визначених Розділом XX-1 Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.

Порядок роботи з документами, що містять службову інформацію, визначається Законом "Про доступ до публічної інформації", Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів від 19.10.2016 № 736 (далі - Типова інструкція), а також іншими спеціальними законами і нормативно-правовими актами, що діють у сфері регулювання порядку роботи з документами, які містять службову інформацію.

На підставі Типової інструкції суд, за потреби, може затверджувати власну інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію.

Порядок роботи з документами, які містять державну таємницю, регулюється Законом "Про державну таємницю", а також іншими спеціальними законами і нормативно-правовими актами, що діють у сфері державної таємниці.

Інструкцію доповнено розділом XX-1 «Особливості роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом». Реєстрація, зберігання та робота з документами з обмеженим доступом здійснюється відповідно до вимог, встановлених спеціальним законодавством у сфері інформації з обмеженим доступом, з урахуванням особливостей, визначених цим розділом. Зокрема, реєстрація документів здійснюється в спеціальних журналах, а робота і зберігання документів - в спеціальних приміщеннях та відведених для цього місцях.

Якщо матеріали судової справи, окрім документів з відкритою інформацією, містять документи (та/або додатки) з обмеженим доступом, то вони зберігаються і обліковуються окремо від судової справи за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

При цьому в описі матеріалів судової справи робиться лише запис про наявність у матеріалах судової справи документів з обмеженим доступом із зазначенням відкритих даних про такі документи. Наприклад, зазначається вихідна дата таких документів або дата їх реєстрації. По можливості, якщо це не розголошує інформацію з обмеженим доступом, зазначається інша відкрита інформація (номер, вид документа, адресат тощо).

В описі матеріалів справи зазначається кількість сторінок, на яких викладено документ з обмеженим доступом.

У випадку, коли вся судова справа містить гриф обмеженого доступу, така справа обліковується і зберігається за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

До автоматизованої системи документообігу суду стосовно матеріалів судової справи з обмеженим доступом вносяться лише відкриті відомості, необхідні для здійснення автоматизованого розподілу справи, відображення у звітності та формування єдиного унікального номера справи. До таких відомостей відносяться дата надходження, номер провадження (за необхідності), вид інформації з обмеженим доступом (таємна, для службового користування), категорія справи, результати розгляду та інші дані, що не розголошують інформації з обмеженим доступом.

Матеріали судової справи з обмеженим доступом до автоматизованої системи документообігу суду не вносяться.

Формування судової справи, що містить інформацію з обмеженим доступом, здійснюється за правилами розділу VII Інструкції.